科 技 檔 案 管 理
來源:通遼市家畜繁育指導站 | 作者:通遼市家畜繁育指導站 | 發布時間: 2016-05-03 | 30871 次瀏覽 | 分享到:

科技檔案的概念:

科技檔案:指企事業單位和國家機關、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。

    要點闡述

   科技檔案概念、種類

    科技檔案收集

 科技檔案整理

    科技檔案鑒定等

科技檔案的基本種類及內容構成

1、工業生產技術檔案

2、農業科技檔案

3、基本建設檔案

4、設備儀器檔案

5、科學技術研究檔案

6、其他:地質檔案、測繪檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案、環境保護檔案、醫學科技檔案

科技檔案的收集工作

一、收集工作的要求

(一)要認真貫徹集中統一管理科技檔案的原則

    集中統一管理是《中華人民共和國檔案法》的明確規定。在任何機關團體、企事業單位內部,科技檔案都應該由檔案部門實行集中統一管理,而不能保存在各業務技術部門,這是國家全部科技檔案實現集中統一管理的基礎。  

(二)要遵循科技檔案的自然形成規律
   
科技檔案是在科技、生產活動中,伴隨著科技、生產活動的進行自然形成的??萍紮n案收集工作及科技文件材料的歸檔制度,必須符合科研、生產、建設活動的規律性,要根據科研、生產、建設活動的工作程序和科技文件材料形成的過程,具體規定歸檔范圍、歸檔時間,這樣才能既做到集中統一管理,保證科技檔案的完整與安全,又不影響現行工作的使用。

(三)要保證科技檔案的完整、準確

    完整、準確的科技檔案,可以充分發揮憑證、查考作用和科技儲備作用。反之,則會給工作造成損失。
   
二、開展科技檔案收集工作的方法和措施
  
(一)按照歸檔制度的規定接收科技文件材 料歸檔。歸檔制度的內容一般包括:

科技文件的歸檔范圍

科技文件的歸檔時間

科技文件的歸檔份數

科技文件的歸檔要求

科技文件的歸檔手續

(二)納入計劃管理,實行多種方式結合的收集方法

(三)確定和疏通科技檔案收集渠道,定向、定內容收集

(四)抓住重要環節和關鍵階段進行收集

   科技檔案的整理工作
一、科技檔案的整理

(一)科技檔案整理工作的內容

    科技檔案整理工作通過兩項工作過程來完成:1.歸檔前,由科技業務部門在科技檔案部門的協助、指導下進行的整理工作。

2.歸檔后,由檔案部門獨立進行的整理工作。

    科技檔案整理工作又分為系統整理和科學編目兩個部分。

   系統整理指:對案卷的分類和排列。

   科學編目指:編檔號和編目錄。

  (二)科技檔案整理工作的原則

1.遵循科技檔案的自然形成規律,保持科技檔案材料之間的有機聯系。2.充分利用原有的整理基礎,對科技檔案進行分門別類的整理。3.便于保管和利用。

.科技檔案的分類

(一)分類的基本要求

1.要符合形成檔案的專業和形成單位的科技活動的性質和特點。2.在一個單位內部和一個專業系統內部,同一科技檔案的分類標準應該一致。3.分類的層次類目要簡明,不宜過多過繁。4.分類應力求按照專業系統實現標準化。

(二)科技檔案分類方案的編制

    .根據庫藏科技檔案的基本種類設大類,有多少種科技檔案就設多少個大類。2.在每個大類中設置相應的上位類和下位類,形成不同的類別層次,構成完整的類系。3.給每一個類目一個固定的代字或代號?;n案的大類一般用 J 代表;設備檔案的大類一般用 S 代表;科研檔案的大類一般用 K 代表;

 產品檔案的大類一般用 C 代表;大類以下用阿拉伯數字代表。

.用文字敘述或圖表的形式把形成的類目表達出來。5.撰寫說明,指出分類方案編制的依據、分類標準、類目代字和代號的使用方法等。

(三)科技檔案分類的方法

.工程項目分類法——基建檔案

.型號分類法——產品、設備檔案

.課題分類法——科研課題檔案

.專業分類法,主要用于標準化、專業化、通用性很強的檔案。

.時間分類法,主要用于需要按時間順序或從歷史聯系的角度進行查考分析研究的水文、氣象、地質檔案等。

.地域分類法,根據檔案內容所反映的地域特征劃分其類別。如氣象、水文、地質檔案等

三、科技檔案案卷的排列

(一)案卷排列的基本方法

1、分類排列法:按科技檔案的內容和科學分類體系進行排列。2、流水號排列法:按科技檔案案卷在登記簿中的登記順序號對案卷進行排列。


(二)案卷排列的具體方法

《科學技術檔案案卷構成一般要求》中對案卷的具體排列順序有四種

1.基建類案卷按項目:依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等順序排列。2.設備類案卷按設備:依據性材料、外購設備開箱驗收、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行和維護記錄等順序排列。3.科研類案卷按:課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段等順序排列。4.產品類案卷按產品開發設計、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工序,或按產品系列、結構排列。

四.科技檔案號的編制

    科技檔案號是科技檔案分類號和保管單位順序號的組合體。

(一)科技檔案號的編制要求

.科技檔案號要反映科技檔案系統整理后的科學秩序,同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致。

.科技檔案號由代字和代號組成。

.科技檔號應力求簡明,不要過于復雜繁瑣。

(二)科技檔案號的編制

    科技檔案號的設計是和編制科技檔案分類方案同時進行的,具體的填寫則是在分類和排列之后進行的。

   .編制同科技檔案分類有關的代字、代號表。2.確定檔號編制結構,填寫檔號。

科技檔案號的基本模式:

科技檔案號=分類號+案卷順序號

某單位科研檔案號

   K        .1     .1 -      03

科研檔案代號 專業代號 課題代號     案卷順序號

                     案卷順序號

 

五、科技檔案檢索工具的編制

.總目錄:以保管單位為對象,按歸檔時間先后順序進行排列的一種目錄。主要用于庫藏管理,同時對檢索起輔助作用。2.分類目錄:以保管單位為對象,按科技檔案實體分類整理的順序進行排列的一種目錄。主要用于檢索,也是進行分類統計的依據。3.專題目錄:是根據專門的需要,按一定專題解釋科技檔案內容和外形特征的一種目錄。

案卷目錄                   

科 技 檔 案 案 卷 目 錄

    類別

  科技檔案的鑒定工作

一、科技檔案鑒定工作的內容:

    鑒定工作分兩個部分,即內容的鑒定和質量的鑒定。

二、科技檔案價值鑒定的原則
和價值因素

(一)確定科技檔案保管期限的原則

.凡是在工作查考、經驗總結、科學研究等方面具有長遠利用價值的科技檔案,都應永久保存。2.凡是在一定時期內具有利用價值的科技檔案,都可以定期保存(長期或短期)。3.凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案,其保管期限一律從長。

(二)規定和影響科技檔案價值的因素

.技術因素:指科技檔案所反映的對象的技術水平高低。技術含量高的科技檔案保管期限長。2.功能因素:指科技檔案在經濟和社會發展中所具有的功能。3.時間因素:指科技檔案形成時間的遠近。時間越近價值越大。高齡檔案除外。4.典型因素:指科技檔案所反映的對象所具有的典型意義。5.作者因素:指科技檔案的形成者對科技檔案價值的影響。6.名稱因素:指科技檔案的不同名稱對其價值的影響和制約作用。

三、科技檔案保管期限表的編制

     科技檔案保管期限表由兩部分組成:說明部分和條款部分

 文字說明部分放在條款部分之前

(一)說明部分包括:1.保管期限表編制的依據。2.確定保管期限的原則。3.保管期限表的適用范圍。4.保管期限表內條款分類和排列的方法。5.保管期限的計算方法。6.保管期限表的批準時間和開始使用日期。7.使用保管期限表應注意的問題。

(二)條款部分

包括:1.序號:條款的排列順序號,也是 條款的代號。2.條款名稱:一組同類型的科技檔案的概括名稱。3.保管期限:根據確定保管期限的原則劃定。4.備注:進行注釋和說明。

編制保管期限表需要以下工作過程:

.準備工作。

   了解調查本單位各業務機構工作范圍和主要任務,產生的科技檔案種類和數量等。2.編擬草案。3.報請領導批準。四、科技檔案價值鑒定工作的
   
方法和步驟

(一)方法

(二)步驟

(三)銷毀和善后處理工作

(一)方法: 直接鑒定法

(二)步驟: 根據科技檔案成套性的特點,在鑒定其價值時要以一個項目的成套檔案進行鑒定;確定其保管期限時的基本對象是科技檔案的保管單位。

步驟分為:個人初步鑒定和集體審查

(三)銷毀和善后處理工作

.編制銷毀清冊

.編寫鑒定工作報告

.組織銷毀

.善后處理

1)注銷目錄

2)變更保管期限

3)重新組卷

4)調整排架

5)將鑒定工作表、鑒定工作報告和銷毀清冊等組成卷,存入相應全宗卷。
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